Memanfaatkan Kapasitas Besar Email Google, Yahoo dan MSN.
Seberapa banyak email yang anda terima dalam sehari? apakah 10, 20 email atau ratusan email setiap harinya. Jika anda menerima email lebih dari 60 email seharinya, maka tips berikut ini semoga dapat membantu (meskipun sedikit).
Langkah pertama, daftar terlebih dahulu email-email yang anda terima, catat dari mana saja email tersebut anda terima atau untuk kepentingan apa email tersebut. Misalnya email untuk kepentingan kantor atau pribadi, email untuk mencari informasi, bisa milis atau lainnya.
Langkah kedua, setelah anda mencatat asal-usul semua email yang anda terima, kini anda harus mengelompokkan email-email tersebut, karena penglompokkan ini akan membantu untuk memisahkan email- email tersebut. Pengelompokkan itu misalnya, untuk email kantor, anda menggunakan alamat email kantor juga (contoh sukiman@sukiman.com), kemudian kelompok email informasi, untuk jenis email ini anda dapat menggunakan alamat email seperti Google, Yahoo dan MSN. Email-email ini menyediakan kapasitas penyimpanan yang besar, dapat mencapai 2.5Gb, bandingkan dengan email kantor yang hanya 100Mb. Beberapa layanan email bahkan menyediakan fasilitas POP mail, sehingga anda dapat mengunduh (download) email tersebut dengan menggunakan email client.
Langkah ketiga, saat ini setidaknya anda telah dapat memisahkan email-email yang diterima. Namun ada sebagian teman saya tetap menemui masalah, maklum dia berlangganan email dibeberapa produk dan jasa, serta mengikuti banyak mailing list. Email-email tersebt masuk keinbox tanpa penyaringan atau pengelompokkan, tentu saja jika anda telaten membaca satu persatu email tersebut, maka tidak ada masalah, tapi itu tidak efisien karena banyak email datang dengan isi yang sama bahkan kadang dibalas dengan jawaban yang singkat, terutama email dimilis-milis. Lalu apa yang mesti dilakukan, gunakan saja fasilitas filter yang telah disediakan. Masukkan kriteria email yang akan difilter serta tujuan folder untuk penyimpanan email tersebut.
Langkah keempat, jika ketiga langkah diatas belum banyak membantu, karena masih puluhan email yang anda terima, maka resep ini akan dapat mengatasi masalah tersebut. Gunakan beberapa email sekaligus, misalnya Yahoo, Google dan MSN, dengan menggunakan beberapa email, kita dapat berlangganan berita atau milis dengan leluasa, juga dapat menyaring email (rata -rata email menyediakan 20 filter, itu berarti anda dapat mengelompokkan setiap account dengan 20 filter).
Langkah kelima, adalah melengkapi tips ini, gunakan fasilitas cari untuk menemukan email yang tidak diketahui rimbanya. Beberapa email menggunakan pengelompokkan email berdasarkan judul(subject) sehingga lebih memudahkan kita. Sebagai penutup, anda dapat register langsung ke Yahoo dan MSN untuk memperoleh account email atau mengirim email kosong ke antantaverouse.sukiman@gmail.com (saya akan mengundang 27 pengirim pertama, selebihnya nggak janji).
